e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter Nedir? Kimler Kullanmak Zorunda?

​

Günümüzde birçok işletmenin fatura ve muhasebe süreçleri elektronik ortamda yürütülmektedir. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter, işletmelerin belge ve kayıt süreçlerinin elektronik ortamda gerçekleştirilmesini sağlayan uygulamalardır.

Hangi işletmenin hangi elektronik uygulamaya geçmesi gerektiği; işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet durumu ve mevzuatta belirlenen şartlara göre değişebilir.

Bursa'da faaliyet gösteren işletmeler açısından da e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter süreçlerinin işletmenin durumuna uygun şekilde değerlendirilmesi gerekir.

 

e-Fatura Nedir?

 

e-Fatura, faturaların elektronik ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve alınmasını sağlayan uygulamadır.

e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasındaki mal veya hizmet satışlarında, mevzuatta belirtilen istisnalar dışında faturaların e-Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması gerekir.

e-Fatura, kağıt faturanın yalnızca elektronik görüntüsü değildir. GİB tarafından belirlenen teknik standartlara göre elektronik ortamda oluşturulan ve sistem üzerinden iletilen bir belgedir.

 

e-Arşiv Fatura Nedir?

 

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve e-Fatura uygulamasındaki belirli gönderim yapısından farklı olarak çeşitli alıcılara düzenlenebilen elektronik faturadır.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olmayan bir müşteriye yapılan satışta, şartları oluşuyorsa e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.

Bu nedenle e-Fatura ve e-Arşiv aynı uygulama değildir. İşletmenin hangi belgeyi düzenlemesi gerektiği, satıcının ve alıcının elektronik belge statüsüne ve ilgili mevzuata göre belirlenir.

 

e-Defter Nedir?

 

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken belirli defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasını ve muhafaza edilmesini sağlayan uygulamadır.

e-Defter kapsamında özellikle yevmiye defteri ve büyük defter elektronik ortamda oluşturulur. Elektronik defterlerin bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu elektronik imza veya mali mühür gibi araçlarla güvence altına alınır.

 

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

 

Temel fark, faturanın gönderildiği alıcının elektronik fatura sistemindeki durumudur.

e-Fatura:
e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasındaki işlemlerde kullanılır.

e-Arşiv Fatura:
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara yapılan satışlarda, şartların oluşması halinde kullanılan elektronik fatura türüdür.

Dolayısıyla her e-ticaret satışında otomatik olarak aynı fatura türünün kullanılacağı düşünülmemelidir.

 

Kimler e-Fatura Kullanmak Zorunda?

 

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili Genel Tebliğlerde belirlenen mükellef gruplarına göre değişmektedir.

Bazı sektörler, faaliyetler ve belirli şartları taşıyan mükellefler için e-Fatura zorunluluğu bulunmaktadır. Ayrıca mevzuat değişiklikleriyle zorunluluk kapsamı zaman içerisinde genişleyebilmektedir.

Bu nedenle “e-Fatura kullanmak zorunda mıyım?” sorusunun cevabı işletmenin faaliyet alanı ve güncel mevzuat dikkate alınarak değerlendirilmelidir.

 

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda?

 

e-Arşiv Fatura yükümlülüğü de mükellefin durumuna ve ilgili mevzuatta belirlenen şartlara göre ortaya çıkabilir.

Özellikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara yaptıkları satışlarda e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gündeme gelebilir.

Bu nedenle e-Fatura ve e-Arşiv yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir.

 

Kimler e-Defter Kullanmak Zorunda?

​

e-Defter uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan gruplar mevzuatta belirlenmiştir.

GİB düzenlemelerine göre e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler ile belirli şartlarda bağımsız denetime tabi şirketler e-Defter uygulamasına dahil olmak zorundadır. GİB ayrıca belirli durumlarda mükellef veya mükellef gruplarına e-Defter zorunluluğu getirebilmektedir.

Dolayısıyla e-Fatura ve e-Defter yükümlülükleri birçok işletme açısından birlikte değerlendirilmelidir.

 

e-Fatura Nasıl Kullanılır?

 

e-Fatura kullanmak isteyen veya kullanmak zorunda olan mükelleflerin öncelikle uygulamaya ilişkin başvuru ve teknik şartları yerine getirmesi gerekir.

Uygulamaya dahil olduktan sonra faturalar GİB'in belirlediği teknik standartlara uygun şekilde elektronik ortamda oluşturulur ve gönderilir.

e-Fatura kullanıcısı olan işletmelerin, faturalarını sistemin gerektirdiği şekilde düzenlemesi ve elektronik kayıtlarını mevzuata uygun şekilde muhafaza etmesi gerekir.

 

e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?

 

e-Arşiv Fatura elektronik ortamda oluşturulur ve mevzuatta belirtilen şekilde alıcıya iletilir.

Düzenlenen faturada satışa ilişkin bilgilerin doğru olması, belgenin elektronik ortamda oluşturulması ve ilgili kayıtların muhasebe sistemiyle uyumlu olması önemlidir.

Özellikle çok sayıda satış gerçekleştiren e-ticaret işletmelerinde, satış kayıtları ile e-Arşiv faturaların birbirini desteklemesi gerekir.

 

e-Defter Ne Zaman Gönderilir?

 

e-Defter uygulamasında defterlerin oluşturulması, imzalanması ve berat dosyalarının GİB sistemine yüklenmesine ilişkin süreler mevzuat ve ilgili düzenlemelerle belirlenir.

Bu süreler dönem ve mükellefin durumuna göre değişebileceği gibi, GİB tarafından bazı dönemlerde ayrıca uzatma yapılabilir. Örneğin 2026 yılında bazı e-Defter oluşturma ve yükleme süreleri GİB sirkülerleriyle uzatılmıştır.

Bu nedenle e-Defter için tek bir sabit tarih vermek yerine ilgili dönem için GİB tarafından açıklanan güncel sürelerin takip edilmesi gerekir.

 

E-Ticaret Yapanlar İçin e-Fatura ve e-Arşiv

 

E-ticaret işletmelerinde elektronik belge süreçleri özellikle önemlidir. Kendi internet sitesi, pazaryerleri veya sosyal medya üzerinden satış yapan işletmelerin;

• Satış belgelerini,

• e-Fatura veya e-Arşiv süreçlerini,

• KDV kayıtlarını,

• Pazaryeri komisyonlarını,

• İade işlemlerini,

• Tahsilat hareketlerini

birbirleriyle uyumlu şekilde takip etmesi gerekir.

E-ticaret yapan her işletmenin aynı elektronik belge yükümlülüğüne tabi olduğu düşünülmemelidir. İşletmenin faaliyet şekli ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

 

Bursa'da İşletmeler İçin e-Belge ve e-Defter Süreçleri

 

Bursa'da faaliyet gösteren işletmeler açısından e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter uygulamaları Türkiye genelindeki vergi mevzuatı çerçevesinde yürütülür.

İşletmenin şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket olması; faaliyet alanı, e-ticaret yapıp yapmaması ve ilgili mevzuattaki şartları taşıyıp taşımaması elektronik uygulamalara geçiş durumunu etkileyebilir.

Özellikle Bursa'da e-ticaret, perakende, toptan ticaret veya farklı sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin e-belge yükümlülüklerini faaliyetlerine göre ayrı ayrı değerlendirmesi gerekir.

 

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter Hakkında Sık Sorulan Sorular

 

e-Fatura ile e-Arşiv aynı şey midir?

Hayır. İkisi de elektronik fatura uygulaması olmakla birlikte kullanım şekilleri ve alıcının elektronik belge statüsü açısından farklılık gösterir.

 

Her işletme e-Fatura kullanmak zorunda mı?

Hayır. e-Fatura zorunluluğu, mevzuatta belirlenen mükellef gruplarına ve şartlara göre değişir.

 

e-Fatura kullanan işletme e-Defter de kullanmak zorunda mı?

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin e-Defter uygulamasına geçmesi de zorunlu olabilir. Ancak her e-Fatura kullanıcısının durumu aynı şekilde değerlendirilmemelidir.

 

e-Arşiv Fatura kimlere kesilir?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara yapılan satışlarda, ilgili şartların oluşması halinde e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.

 

E-ticaret yapanlar e-Fatura kullanmak zorunda mı?

E-ticaret yapılması tek başına bütün işletmeler için aynı e-Fatura zorunluluğunu doğurmaz. İşletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet durumu ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

 

e-Defter kağıt olarak tutulabilir mi?

e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler, dahil oldukları aydan itibaren ilgili defterleri kağıt ortamında tutamaz.

 

e-Defter beratları nedir?

Berat, elektronik defterlerin belirli dönemlere ilişkin olarak GİB sistemine sunulması ve ilgili elektronik defter süreçlerinin tamamlanması açısından kullanılan elektronik dosyalardır.

 

 

İlgili Bilgi Sayfaları

 

E-Ticaret Rehberi
E-ticaret yapan işletmelerde şirket kuruluşu, NACE kodu, KDV ve muhasebe süreçleri.

Şirket ve Girişimcilik Rehberi
Şahıs şirketi, limited şirket, şirket kuruluşu ve NACE kodu hakkında bilgiler.

Vergi ve Beyanname Rehberi
KDV, stopaj, gelir vergisi, kurumlar vergisi ve beyanname süreçleri.

NACE Kodları
Farklı faaliyet alanları için NACE kodları ve faaliyet kodunun belirlenmesine ilişkin bilgiler.